Avvikling Mysoft pr.01.01.2020

Tidshorisont

2018:

-Påmelding- og innmelding til vårsemesteret 2019 gjennomføres i Mysoft.
-Konkurranselisens for 2019 registreres i Mysoft.

2019:

-Konkurranselisens for 2019 registreres i Mysoft.
-Påmelding til nasjonale konkurranser gjøres i Mysoft.
-Trenerlisens for sept.2018-aug.2019 registreres i Mysoft.
-Trenerlisens for sept.2019-aug.2020 registreres i SportsAdmin.
-Medlemssystemet i Mysoft kan benyttes både til vår-og høstsemesteret 2019.
-Det kjøres en manuell synkronisering av medlemsdata mot KlubbAdmin, slik at klubber som ønsker, kan gå over til NIF sine systemer når de måtte ønske.

2020:

-Regnskapstall er tilgjengelig i Mysoft frem til 31.mars 2020.
-Konkurranselisens registreres i SportsAdmin.
-Trenerlisens registreres i SportsAdmin.
-Påmelding nasjonale konkurranser – det jobbes sammen med NIF-IT for å få opp et nytt påmeldingssystem for konkurranser. Informasjon blir gitt gjennom 2019 på status.
-Medlemssystem organiseres av klubben selv, KlubbAdmin vil i løpet av 2019 få opp et system for partipåmelding.

Forbundsstyrets vedtak 26. oktober 2018:

Vedtak: NGTF skal i fremtiden selv ikke eie og forvalte et medlems- og aktivitetssystem.

Administrasjonen bes igangsette en dialog med Mysoft med dette som utgangspunkt, og med sikte på full terminering ved utgangen av 1. kvartal 2020. Avskrivning av systemets verdi vil følge systemets levetid.

Behovet for felles funksjonalitet for klubber tilknyttet NGTF vil kartlegges.

NGTF vil påta seg en koordineringsrolle i denne kartleggingen, og besørge forespørsler til aktuelle systemleverandører ift å utvikle og levere ønsket funksjonalitet. Et slikt system vil uansett ikke eies og forvaltes av NGTF, og vil måtte tilbys klubber fra aktuelle systemleverandører. NIF vil være en av leverandørene som vil kontaktes i denne forbindelse.

Bakgrunnsinformasjon

Utgangspunktet for diskusjonen i styremøtet var vedtaket fra forbundstinget, og en vurdering av status i systemet i etterkant av oppstarten av høstsesongen.

I sak 6 B-3 på Forbundstinget 2018 ble det fattet følgende vedtak:

Vedtak:

1. Tidligere vedtak om at alle lag i NGTF skal bruke Mysoft som sitt medlemssystem opprettholdes

2. Forbundsstyret gis fullmakt til å vurdere og beslutte sanering av Mysoft som felles medlemssystem i kommende periode

Kommentarer fra styrets behandling 26. Oktober 2018:

Det har vært gjort en god del arbeid knyttet til synkronisering mot idrettens databaser, men man har ikke lyktes i å få dette til, og vi har inntil videre en aksept fra NIF på at dataene i vårt system ikke må synkroniseres. Forbundsstyret ble også orientert om de planer og føringer som er til vurdering i NIF.

Forbundsstyret diskuterte ulike scenarier knyttet til videreføring eller terminering av Mysoft som medlems- og aktivitetssystem i sin nåværende form, dvs. hvor NGTF står som eier av systemet, og er ansvarlig for drift og utvikling, samt opprettholder førstelinjesupport for brukerne.

Det er en kjensgjerning at noen lag som tidligere har brukt systemet har faset ut sin bruk og funnet andre løsninger, samt at mange lag fortsatt ikke har tatt det i bruk. Dette medfører en økt økonomisk risiko knyttet til å videreføre slik det har vært. Styret har fulgt utviklingen i løpet av året nøye, og det ble også lagt fram informasjoner knyttet til nødvendig videreutvikling dersom man skulle modernisere hele programmet, da med siktemål på stabilitet og framtidsrettet funksjonalitet.

Diskusjonene klargjorde at NGTF ikke bør videreføre sitt eierskap til et medlems- og aktivitetssystem. Det legges derfor opp til en styrt terminering som strekker seg over en lang nok tidsperiode til at lagene som bruker Mysoft pr. i dag kan finne annen leverandør til sitt bruk. Forbundsstyret mener at man bør terminere Mysoft som medlemssystem eid av NGTF ved utgangen av 1. kvartal 2020. Dette vil gi alle lag som vil bruke Mysoft ut 2019 mulighet til å avslutte regnskapsåret 2019, og være i gang med ny løsning fra og med 01.01.2020. Det vil ikke bli foretatt videreutvikling av systemet i perioden, kun nødvendig vedlikehold.

Avskrivning av systemets verdi vil følge systemets nye forventede levetid, og en slik raskere avskriving vil måtte få resultatmessige konsekvenser både i 2018, 2019 og 2020. En slik terminering vil også frigjøre ressurser i administrasjonen etter hvert som systemet fases ut, men tilstrekkelig support fra administrasjonen må opprettholdes fram til termineringstidspunkt.

NGTF vil benytte NIF sine systemer for administrering av lisensordningene.

NGTF vil søke å bidra med råd og informasjon omkring hvilke løsninger i markedet som våre lag kan benytte, men forbundet skal ikke inngå avtale som eier eller utvikler av systemer.