Avvikling Mysoft pr.01.01.2020

2019:

-Konkurranselisens for 2019 registreres i Mysoft.
-Påmelding til nasjonale konkurranser gjøres i Mysoft.
-Trenerlisens for sept.2018-aug.2019 registreres i Mysoft.
-Trenerlisens for sept.2019-aug.2020 registreres i KlubbAdmin/SportsAdmin.
-Medlemssystemet i Mysoft kan benyttes både til vår-og høstsemesteret 2019.
-Første konvertering av medlemsdata fra Mysoft til KlubbAdmin skjer i mai 2019.

2020:

-Regnskapstall er tilgjengelig i Mysoft frem til 31.mars 2020.
-Konkurranselisens registreres i KlubbAdmin/SportsAdmin.
-Trenerlisens registreres i KlubbAdmin/SportsAdmin.
-Påmelding nasjonale konkurranser – det jobbes sammen med NIF-IT for å få opp et nytt påmeldingssystem for konkurranser. Informasjon blir gitt gjennom 2019 på status.
-Medlemssystem organiseres av klubben selv, KlubbAdmin vil i løpet av 2019 få opp et system for partipåmelding.

Felles medlemssystem

Idrettsstyret i NIF har vedtatt å etablere et felles medlemssystem i norsk idrett

Forbundsstyrets vedtak 26.okt 2018:

Vedtak: NGTF skal i fremtiden selv ikke eie og forvalte et medlems- og aktivitetssystem.

Her finner du ofte spurte spørsmål når det gjelder avvikling av Mysoft og overgang til KlubbAdmin. NIF har også en egen side med svar på spørsmål i forbindelse med overgangen til felles medlemssystem (KlubbAdmin) som det kan være verdt å titte innom: https://www.idrettsforbundet.no/klubbguiden/et-felles-medlemssystem-i-norsk-idrett/

Hvilket system kan NGTF anbefale?

Alle klubber i norsk idrett må ha sin medlemsbase og registrering av betalt medlemskontingent i KlubbAdmin innen 01.jan 2020. 

For administrasjon utover medlemsdata kan ikke NGTF gå ut å anbefale et system.

Det vi kan anbefale klubben å gjøre er å sjekke om funksjonaliteten som tilbys i den oppdaterte KlubbAdmin versjonen (som kommer i løpet av 2019) dekker klubbens behov for administrasjon. KlubbAdmin vil kunne være nok for svært mange klubber, løsningen er gratis i bruk, det som vil koste er transaksjoner, noe som vil variere avhengig av betalingsform. Transaksjonskostnadene er konkurransedyktige sammenliknet med liknende tjenester i markedet.

Det er i dag en rekke ulike leverandører som tilbyr løsninger til klubber og mange av disse tilbyr også løsninger for administrasjon av medlemskap. Dagens avtaler med disse leverandørene vil bli sagt opp og det vil bli stilt krav om at administrasjon av medlemskap, en del aktive roller og fakturering av medlemskap og treningsavgift vil måtte skje via det felles medlemsystemet. NIF vil fortsatt tilby integrasjon overfor tredjeparter, men modeller og betingelser for dette per i dag er ikke klare.

Tredjeparts systemer må være i dialog med NIF og følge deres krav for bruk av databasen, her kan ikke NGTF følge med på alle tilbydere og deres status, og vi kan derfor heller ikke gjøre konkrete anbefalinger.

Når kjøres det kurs/opplæring i KlubbAdmin?

Det er Idrettskretsene som kjører kurs i KlubbAdmin, og Idrettskretsene er på og kjører hyppig kurs nå. Sjekk med din krets når det kjøres kurs. 

Det som kan være lurt å tenke på, er at NIF-IT nå utvikler nye funksjonaliteter i KlubbAdmin, og at et kurs nå tidlig på året ikke vil kunne gi alle svar på hva som blir tilgjengelig når den oppdaterte versjonen av KlubbAdmin kommer. Det kan være lurt å vente litt, eller se på et kurs nå som en basis til å lære det viktigste for å ha et grunnlag for å sette seg inn i KlubbAdmin dersom man ikke kjenner det fra før av. 

I tillegg vil NIF fremover tilby en god plan for innfasing av idrettslagene, med bruk av e-læring og korte filmsnutter. 

Når er det best å gå over til KlubbAdmin?

Fordi NIF-IT videreutvikler KlubbAdmin med flere funksjonaliteter, anbefales det å vente til juni-august med å gå over. Mysoft fungerer og kan brukes i hele 2019, slik at siste frist for å gå over til KlubbAdmin vil være i desember. 

Hva må klubben gjøre for å få medlemsdata fra Mysoft over i KlubbAdmin?

NGTF hjelper klubber som i dag bruker Mysoft som sitt system med å flytte medlemsdata over til KlubbAdmin. Klubben trenger da ikke selv gjøre noe for å få medlemsdata over, utenom å ha noe kommunikasjon med NGTF. 

Ønsker klubben selv å flytte/oppdatere medlemmer, kan man ta ut en liste til Excel fra Medlemsservice/Medlemmer i Mysoft og legge medlemmene inn manuelt i KlubbAdmin.

Overføres medlemmene lett fra Mysoft til KlubbAdmin?

Medlemmene overføres ved at NGTF tar ut lister som NIF-IT kjører inn i sine systemer, medlemmene blir vasket mot Brønnøysundregisteret og duplikater slått sammen. 

Dersom klubben tar ut lister selv og legger manuelt inn i KlubbAdmin, vil også medlemmene bli vasket mot Brønnøysundregisteret og duplikater slås sammen.

Kan klubben få hjelp til konvertering av medlemsdata?

Ja, NGTF hjelper klubber som i dag benytter Mysoft med å flytte/konvertere medlemsdata over til KlubbAdmin. Klubbene blir kontaktet før konvertering skjer, de klubbene som har gitt beskjed om at de allerede har oppdaterte medlemsdata i KlubbAdmin blir ikke rørt i denne prosessen. 

Klubber som benytter andre system enn Mysoft må selv ta kontakt med NIF på support@idrettsforbundet.no eller tlf.:21029090 for å få hjelp. 

Hvilke medlemsdata flyttes over fra Mysoft til KlubbAdmin?

Fornavn, etternavn, kjønn, fødselsdato, innmeldt dato, postnr., poststed, mobiltlf., e-post, grentilhørighet. 

En test med import av parti og partitilhørighet er gjort, men dette vil være en for krevende prossess og medføre en stor manuell jobb. Det kommer bedre grensesnitt for partioppretting, og det anbefales også og vente til nye KlubbAdmin er releaset med å sette opp partier. Det vil komme veiledning på hvordan dette gjøres.

Det som ikke flyttes med er: 

  • foreldreinformasjon (utenom mail og tlf.nr som er registrert på barnet) 
  • stevnedeltagelse 
  • medlemsnr i Mysoft  
  • Samtykkeinformasjon (bilde, sms, reklame) 
  • fakturaoversikt 
  • det registreres ikke en egen mailadresse for faktura 
  • Medlemskategori  

Klubben har mange utdaterte medlemmer liggende i KlubbAdmin, hvorfor?

Vi har som kjent slitt med synkronisering i Mysoft, men sommeren 2016 var synkroniseringen mellom Mysoft og KlubbAdmin oppe og gikk i 2-3 dager. Alle klubber som lå inne i Mysoft da, fikk derfor sine medlemmer inn i KlubbAdmin, mest sannsynlig både aktive og utmeldte. 

Klubben din vil derfor oppleve at det nå ligger mye feil medlemsinformasjon i KlubbAdmin, dersom klubben ikke selv har vært inne og gjort noe med dette i etterkant. Mysoft har ikke vært synkronisert mot KlubbAdmin etter dette. 

Det jobbes med en test for å konvertere medlemsdata i februar, i denne testen sjekker vi også om all synkronisering som ble gjort sommeren 2016 kan nullstilles, dersom medlemsdata ikke er oppdatert i etterkant av klubben selv etter synkroniseringen. Vi håper dette vil fungere slik at klubbene slipper mye ekstra arbeid med feil medlemsbase. Oppdateringer på dette vil komme i mars. 

Hvilke funksjonaliteter blir tilgjengelig i KlubbAdmin når den blir oppdatert?

Det vi vet konkret pr.29.jan 2019 er at: 

  • Brukergrensesnittet oppdateres 
  • Det innlemmes en ny søkemotor for bedre ytelse og respons 
  • Det blir større endringer i faktureringsrutinen, det skal bli enklere å fakturere store medlemsmasser 
  • Det legges til samlefaktura, samt E-faktura og Vipps 
  • Det kommer Partipåmelding(utvalg)  

I tillegg flytter NGTF Trenerlisensen og Konkurranselisensen over i KlubbAdmin. 

Og det jobbes i dialog med NIF-IT for å vurdere de løsningene som i dag ligger i Mysoft, men hva som her er praktisk mulig er for tidlig å si, men vi ser spesifikt på ventslistefunksjonen og det å kunne avgrense partier på alder og kjønn. KlubbAdmin favner alle klubber i Norge og kan ikke kun ta hensyn til behov hos klubber under NGTF. 

Det vi anbefaler klubbene er å holde seg oppdatert på Beta-versjonen av KlubbAdmin gjennom vinteren https://itinfo.nif.no/KlubbAdmin_beta_versjon, teste ut litt og gi tilbakemelding direkte til NIF-IT på funksjonalitet.

Hvordan legges faktura opp?

NIF-IT endrer faktureringen i KlubbAdmin, eksakt hvordan denne blir er for tidlig å si pr.30.01.2019.

Er det noe Mysoft kan/støtter som KlubbAdmin ikke kan/støtter?

Svaret på dette vil være ja, men det er for tidlig å si hva som blir støttet. Informasjon om dette vil komme fortløpende, så snart vi vet mer.

Bør klubben ta ut egne rapporter fra Mysoft?

Dersom klubben selv ønsker å ha en egen back-up å kontrollere mot, så kan en excel-fil enkelt tas ut fra Medlemsservice/Medlemmer i Mysoft. Denne listen inneholder all informasjon om medlemmet, også stevnedeltagelse for klubber som har brukt denne funksjonen.

Informasjon om stevnedeltagelse blir ikke flyttet over til KlubbAdmin, så ønsker klubben å ta vare på denne informasjon, må det tas ut en rapport.

Må vi beholde Mysoft pga Trener/Konkurranselisenser?

Svaret er ja i 2019.

Trenerlisensen som er gyldig fra sept.2018-aug.2019 registreres i Mysoft frem til 1.mai.

Konkurranselisensen registreres i Mysoft i hele 2019.

Men alle medlemmer blir liggende i Mysoft ut 2019, uavhengig av om klubben går fullt over i KlubbAdmin i løpet av året eller ikke, det vil derfor i prinsippet kun bli nye medlemmer i klubben som skal ha konkurranselisens fordi de skal konkurrere før jul som må oppdateres i Mysoft høsten 2019.

Når det gjelder Trenerlisenser, så skulle denne vært tegnet i september 2018, og det er ytterst få som skal registreres inn som nye trenere med lisens før 1.mai. Etter dette vil Trenerlisensen registreres i KlubbAdmin.

Klubben blir kontaktet av firmaer som tilbyr medlemssystemer for å erstatte Mysoft, hva må vi passe på?

Det er mange firma som tilbyr løsninger og som nå kontakter klubbene etter at det ble kjent at Mysoft skal avvikles. Punkter som kan være greie å vurdere:

  • Trenger klubben funksjonalitet utover det KlubbAdmin har/får, eller er vi dekket?
  • Må vi finne en ny løsning med en gang eller kan vi vente til vi vet litt mer om hva som skjer? Mysoft kan jo benyttes i hele 2019.
  • Er firmaet som tilbyr en annen løsning i kontakt med NIF-IT om de nye kravene?

Det er i dag en rekke ulike leverandører som tilbyr løsninger til klubber og mange av disse tilbyr også løsninger for administrasjon av medlemskap. Dagens avtaler med disse leverandørene vil bli sagt opp og det vil bli stilt krav om at administrasjon av medlemskap, en del aktive roller og fakturering av medlemskap og treningsavgift vil måtte skje via det felles medlemsystemet. NIF vil fortsatt tilby integrasjon overfor tredjeparter, men modeller og betingelser for dette per i dag er ikke klare.

Er det mulig å få en titt på det nye systemet?

Det er mulig for klubbene å holde seg oppdatert på Beta-versjonen av KlubbAdmin gjennom vinteren https://itinfo.nif.no/KlubbAdmin_beta_versjon, teste ut litt og gi tilbakemelding direkte til NIF-IT på funksjonalitet. 

Beta-versjonen finner du i menyen når du logger inn i KlubbAdmin på ordinært vis.

Beholder medlemmene medlemsnummeret de i dag har i Mysoft?

Nei. Alle vil ha et eget idrettsnummer i idrettens databaser, noe som betyr at idrettsnummeret følger personen uansett hvilken klubb eller hvilken idrett han/hun er med i.

Bakgrunnsinformasjon

Utgangspunktet for diskusjonen i styremøtet var vedtaket fra forbundstinget, og en vurdering av status i systemet i etterkant av oppstarten av høstsesongen.

I sak 6 B-3 på Forbundstinget 2018 ble det fattet følgende vedtak:

Vedtak:

1. Tidligere vedtak om at alle lag i NGTF skal bruke Mysoft som sitt medlemssystem opprettholdes

2. Forbundsstyret gis fullmakt til å vurdere og beslutte sanering av Mysoft som felles medlemssystem i kommende periode

Kommentarer fra styrets behandling 26. Oktober 2018:

Det har vært gjort en god del arbeid knyttet til synkronisering mot idrettens databaser, men man har ikke lyktes i å få dette til, og vi har inntil videre en aksept fra NIF på at dataene i vårt system ikke må synkroniseres. Forbundsstyret ble også orientert om de planer og føringer som er til vurdering i NIF.

Forbundsstyret diskuterte ulike scenarier knyttet til videreføring eller terminering av Mysoft som medlems- og aktivitetssystem i sin nåværende form, dvs. hvor NGTF står som eier av systemet, og er ansvarlig for drift og utvikling, samt opprettholder førstelinjesupport for brukerne.

Det er en kjensgjerning at noen lag som tidligere har brukt systemet har faset ut sin bruk og funnet andre løsninger, samt at mange lag fortsatt ikke har tatt det i bruk. Dette medfører en økt økonomisk risiko knyttet til å videreføre slik det har vært. Styret har fulgt utviklingen i løpet av året nøye, og det ble også lagt fram informasjoner knyttet til nødvendig videreutvikling dersom man skulle modernisere hele programmet, da med siktemål på stabilitet og framtidsrettet funksjonalitet.

Diskusjonene klargjorde at NGTF ikke bør videreføre sitt eierskap til et medlems- og aktivitetssystem. Det legges derfor opp til en styrt terminering som strekker seg over en lang nok tidsperiode til at lagene som bruker Mysoft pr. i dag kan finne annen leverandør til sitt bruk. Forbundsstyret mener at man bør terminere Mysoft som medlemssystem eid av NGTF ved utgangen av 1. kvartal 2020. Dette vil gi alle lag som vil bruke Mysoft ut 2019 mulighet til å avslutte regnskapsåret 2019, og være i gang med ny løsning fra og med 01.01.2020. Det vil ikke bli foretatt videreutvikling av systemet i perioden, kun nødvendig vedlikehold.

Avskrivning av systemets verdi vil følge systemets nye forventede levetid, og en slik raskere avskriving vil måtte få resultatmessige konsekvenser både i 2018, 2019 og 2020. En slik terminering vil også frigjøre ressurser i administrasjonen etter hvert som systemet fases ut, men tilstrekkelig support fra administrasjonen må opprettholdes fram til termineringstidspunkt.

NGTF vil benytte NIF sine systemer for administrering av lisensordningene.

NGTF vil søke å bidra med råd og informasjon omkring hvilke løsninger i markedet som våre lag kan benytte, men forbundet skal ikke inngå avtale som eier eller utvikler av systemer.