Arbeidsgruppen som har stått bak den norske søknaden har vært:
Øistein Leren, generalsekretær
Torill Aas Sundby, administrasjonskonsulent
Lise Lorentzen Mandal, prosjektkonsulent
Stig Nilssen, president NGTF
Veslemøy Viervoll, visepresident NGTF
Ole Ivar Folstad, styremedlem NGTF
Eva Sunde Scheel har også deltatt i arbeidsgruppen i en periode.
Delegasjonen som var med til Japan bestod av arbeidsgruppen og ordfører Anita Orlund.